1. Responsável e abrangência
O Responde Ágil é um produto de automação de atendimento administrativo para clínicas e empresas. Enquanto não houver pessoa jurídica constituída para o produto, sua operação é de responsabilidade de Gabriel Santos Mendes, pessoa física que utiliza a marca Responde Ágil. A marca não representa, por si só, uma pessoa jurídica.
Esta política explica o tratamento de dados de visitantes do site, interessados no serviço, representantes de clientes, usuários do painel e pessoas atendidas pelas clínicas que utilizam o produto. O canal para assuntos de privacidade é contato@respondeagil.com.br.
Em relação ao cadastro comercial, à contratação e à administração dos acessos ao produto, o responsável pelo Responde Ágil decide as finalidades do tratamento e atua como controlador. No atendimento dos pacientes, a clínica normalmente atua como controladora e o Responde Ágil como operador, seguindo suas instruções documentadas. Os papéis dependem da atividade efetivamente realizada, e não apenas do nome atribuído no contrato.
2. Quais dados são tratados
- Contato e contratação: nome, e-mail, telefone, clínica ou empresa representada, informações sobre a operação, proposta, plano e registros da relação comercial.
- Usuários do painel: dados de identificação e autenticação, vínculo com a clínica, permissões de acesso e informações necessárias à administração da conta.
- Configurações da clínica: serviços, profissionais, recursos, horários, regras, conhecimentos e referências de integrações autorizadas.
- Atendimento por WhatsApp: nome, telefone, identificadores de mensagens, textos, áudios, transcrições e referências de mídias, quando enviados ou necessários ao atendimento. O conteúdo pode incluir informações de saúde, ainda que o serviço seja administrativo.
- Operações configuradas: solicitações e registros de agendamento, encaminhamento humano e integração com outros sistemas. Quando há pagamento, podem ser tratados nome do pagador, CPF ou CNPJ quando exigido, valor, identificadores da cobrança, código Pix e situação do pagamento.
- Dados técnicos e métricas: registros de acesso, execução, erros e segurança, além de contagens e resultados dos atendimentos e das operações.
Nem todas essas categorias são utilizadas em todas as clínicas. O tratamento depende das funcionalidades contratadas, da configuração e dos dados fornecidos na conversa. Evite enviar documentos ou informações clínicas além do necessário para resolver a solicitação administrativa.
3. Finalidades e fundamentos do tratamento
Os dados são utilizados para responder contatos comerciais, preparar propostas, prestar o serviço, administrar acessos, aplicar as regras da clínica, manter contexto na conversa, transcrever áudios, consultar integrações, executar operações autorizadas, encaminhar atendimentos à equipe e acompanhar resultados. Também podem ser necessários para suporte, segurança, prevenção de fraude, cumprimento de obrigações e exercício de direitos.
Para dados pessoais comuns tratados sob nossa responsabilidade, os fundamentos podem incluir procedimentos preliminares solicitados pelo titular e execução de contrato, obrigação legal ou regulatória e, quando cabível, legítimo interesse avaliado com respeito aos direitos do titular. Quando uma atividade exigir consentimento, ele deverá ser solicitado de maneira específica, com possibilidade de revogação. A leitura desta política não constitui consentimento genérico.
A clínica deve definir e documentar o fundamento adequado ao tratamento dos dados dos pacientes. Dados de saúde exigem uma hipótese própria para dados pessoais sensíveis, nos termos da LGPD; execução de contrato ou legítimo interesse, isoladamente, não substituem essa exigência. O Responde Ágil não deve ser configurado para coletar dados sensíveis desnecessários.
4. Uso de inteligência artificial e métricas
Trechos da conversa, instruções pertinentes e resultados de integrações podem ser enviados a fornecedores de IA para gerar respostas administrativas. Áudios podem ser enviados para transcrição. As respostas são automatizadas, podem conter erros e não equivalem a avaliação de profissional de saúde.
As métricas podem incluir quantidade de atendimentos, resoluções pela IA, encaminhamentos para pessoas, agendamentos, ações em CRMs e cobranças. Métricas agregadas sem possibilidade razoável de identificar pessoas diferem dos registros operacionais vinculados a contatos, que continuam sendo dados pessoais. A existência de métricas não significa que apenas contagens sejam armazenadas.
O conteúdo é tratado para prestar e manter o serviço, e não para vender dados de pacientes ou direcionar publicidade a partir de informações de saúde. Não presumimos retenção zero pelos fornecedores de IA: as condições dependem do serviço e dos controles contratados. Solicitações de revisão de decisões exclusivamente automatizadas que afetem interesses do titular podem ser encaminhadas à clínica ou ao nosso canal de privacidade, conforme a responsabilidade por essa decisão.
5. Fornecedores e compartilhamento
Os fornecedores envolvidos podem receber dados na medida necessária à sua função:
- Resend: envio das notificações comerciais com os dados fornecidos na solicitação de demonstração.
- Hostinger: hospedagem da caixa de e-mail comercial que recebe essas notificações e as respostas aos contatos.
- Supabase: banco de dados, autenticação e armazenamento protegido de credenciais de integração.
- Contabo: infraestrutura de hospedagem da aplicação e da automação.
- n8n: software de orquestração executado na VPS da operação, hospedada na Contabo. Essa implantação não equivale ao uso do n8n Cloud. Dados técnicos de uso podem ser tratados conforme a configuração de telemetria e a política do fornecedor.
- Z-API e WhatsApp/Meta: conexão e transporte das mensagens do canal WhatsApp.
- OpenAI: processamento de linguagem e geração de respostas por IA.
- Groq: processamento de áudio e transcrição, conforme o fluxo utilizado.
- Integrações contratadas pela clínica: por exemplo, Google Calendar para agenda e Asaas para cobranças Pix. Outros calendários, CRMs ou sistemas somente participam quando a integração correspondente é contratada e autorizada.
- Google Fonts: fornecimento das fontes utilizadas na landing page, com as requisições técnicas feitas pelo navegador.
A clínica e seus usuários autorizados podem acessar os dados necessários à sua operação. O suporte pode acessá-los quando necessário para atender uma solicitação ou tratar um problema, com limitação à finalidade. Também pode haver compartilhamento para cumprimento de obrigação legal, ordem válida de autoridade ou exercício regular de direitos.
Os sistemas da clínica e os fornecedores podem conservar registros próprios. Apagar um dado no Responde Ágil não apaga automaticamente cópias no WhatsApp, calendário, CRM, provedor de pagamento ou dispositivos de terceiros.
6. Processamento fora do Brasil
O uso de infraestrutura e fornecedores internacionais pode envolver armazenamento, processamento ou acesso a dados fora do Brasil. A localização depende do serviço, da região contratada e dos suboperadores envolvidos; não há garantia de que todo o tratamento ocorra em território brasileiro.
Essas operações devem observar as hipóteses de transferência internacional previstas na LGPD e a regulamentação da ANPD, inclusive garantias contratuais aplicáveis. A presença de uma política estrangeira, por si só, não substitui os requisitos brasileiros. Informações sobre os destinatários e as condições aplicáveis à operação podem ser solicitadas pelo canal de privacidade.
7. Contexto, armazenamento e exclusão
Limitar o contexto da IA não é o mesmo que excluir dados. Na configuração atual, a montagem do histórico utiliza até 10 registros recentes não arquivados da conversa, além da mensagem em processamento, das instruções e das informações necessárias à tarefa. Mensagens fora dessa seleção podem continuar armazenadas.
O encerramento por inatividade pode retirar o histórico do contexto de novos atendimentos mediante arquivamento. O arquivamento não apaga o conteúdo. Por isso, esta política não estabelece exclusão automática de todo histórico em poucas horas nem afirma que a operação conserva somente métricas.
- Cadastros e acessos: são mantidos enquanto necessários à relação comercial, ao uso do serviço e à administração das contas; após o encerramento, a conservação depende de obrigações e finalidades legítimas remanescentes.
- Mensagens e registros operacionais: a duração depende das rotinas de retenção efetivamente aplicadas e das necessidades documentadas de atendimento e suporte. Não há nesta versão um prazo único de eliminação automática para essas categorias. A clínica pode solicitar informação sobre a retenção aplicável e a eliminação de dados que não sejam mais necessários.
- Agendamentos e pagamentos: registros podem precisar permanecer para concluir operações, conciliar pagamentos, resolver disputas e cumprir obrigações aplicáveis.
- Logs e cópias de segurança: podem ter ciclos distintos dos dados de uso corrente. Solicitações de exclusão devem considerar esses ciclos, a possibilidade de restauração e as exceções legais, que serão informadas quando aplicáveis.
- Métricas: contagens efetivamente anonimizadas podem ser conservadas para análise da operação. Registros identificáveis usados para produzir métricas continuam sujeitos às regras de dados pessoais.
Para solicitar exclusão ou informações sobre prazo e extensão da conservação, entre em contato conosco. Quando atuamos como operador, tratamos a solicitação em coordenação com a clínica controladora. Se houver fundamento para conservar algum dado, informaremos o motivo e o alcance da restrição. A eliminação ou anonimização não deve prejudicar obrigações legais ou direitos cuja preservação seja exigida.
8. Segurança
A operação utiliza controles de autenticação e autorização, separação dos dados por clínica, comunicação protegida e armazenamento de segredos fora do código público. As medidas devem ser proporcionais aos riscos do tratamento e não representam garantia de segurança absoluta.
Os usuários do painel devem proteger suas contas, utilizar apenas acessos autorizados e comunicar suspeitas de comprometimento. Incidentes com dados pessoais serão avaliados e tratados; as comunicações à clínica, aos titulares e à ANPD serão realizadas conforme os papéis de cada agente e os requisitos aplicáveis.
9. Seus direitos e como exercê-los
Conforme as condições da LGPD, você pode solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, informação sobre compartilhamento, anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados irregularmente, portabilidade quando regulamentada, revogação de consentimento e eliminação dos dados tratados com base nele, ressalvadas as hipóteses legais de conservação. Também pode se opor a tratamento irregular e solicitar revisão de decisões exclusivamente automatizadas que afetem seus interesses.
Escreva para contato@respondeagil.com.br, informando sua relação com o serviço, a clínica envolvida quando aplicável e o pedido. Podemos solicitar informações proporcionais para confirmar sua identidade e impedir acesso indevido. Não envie documentos sensíveis sem necessidade. Responderemos nos prazos aplicáveis e explicaremos eventuais limitações.
Se o pedido envolver atendimento de uma clínica, você também pode contatá-la diretamente. Caso não consiga resolver sua solicitação, é possível recorrer aos canais da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
10. Crianças e adolescentes
A contratação e a administração do painel são destinadas a representantes adultos autorizados. O atendimento da clínica pode envolver pacientes menores de idade. Nesses casos, a clínica deve assegurar uma hipótese legal adequada, transparência para os responsáveis e respeito ao melhor interesse da criança ou do adolescente, limitando os dados ao necessário. O canal de atendimento não deve ser usado para coletar informações excessivas de menores.
11. Navegação e tecnologias do site
O site e o painel carregam a Google Tag do Google Ads, que pode usar cookies e enviar ao Google dados técnicos de navegação para medição publicitária. O formulário de demonstração registra uma conversão do Google Ads após a confirmação de recebimento do lead. O carregamento das fontes externas e a infraestrutura podem envolver dados técnicos, como endereço IP e informações da requisição. O painel utiliza mecanismos de sessão e autenticação necessários ao acesso.
Links para Instagram, WhatsApp e outros sites levam a ambientes com regras próprias. O contato feito por e-mail gera registros de correspondência. O formulário de demonstração envia nome, clínica, telefone, e-mail e faixa de volume de atendimentos ao nosso backend para registro no Supabase e notificação comercial via Resend. O endereço IP é transformado em um identificador criptográfico para limitar abusos; não é gravado em texto puro no cadastro do lead. Um identificador da solicitação evita duplicidade em novas tentativas. O formulário não solicita dados de pacientes. Novas tecnologias serão acompanhadas de informação compatível com o tratamento realizado.
12. Atualizações e contato
Esta política pode ser atualizada para refletir mudanças no produto, nos fornecedores ou nas exigências aplicáveis. Alterações relevantes serão informadas por meio apropriado, sem reduzir direitos previstos em lei. A eventual constituição de pessoa jurídica e mudanças na identidade do responsável serão comunicadas e refletidas neste documento.
Contato: contato@respondeagil.com.br. Consulte também os Termos de Uso.